Avez-vous considéré que cela pourrait être la première fois que les étudiants de première année sont ajoutés aux listes de diffusion institutionnelles ?

Les universités s’appuient fortement sur la communication par e-mail, ce qui peut être accablant pour les étudiants qui ne sont pas habitués à distinguer les informations importantes des informations moins pertinentes. Les défis dans ce domaine peuvent être regroupés dans les catégories suivantes, identifiées dans la carte de défis START : formalités administratives, format éducatif, codes de communication, engagement social.

Expliquez le but des listes de diffusion 

Les courriels collectifs jouent un rôle crucial en informant la communauté universitaire sur un large éventail de sujets, ils peuvent :

• Clarifier les arrangements logistiques, tels que les changements de salles de classe ou les fermetures de routes.
• Partager des informations sur des positions politiques spécifiques, qu’elles soient internes, nationales ou internationales.
• Informer les étudiants des activités et des événements sociaux à venir.

Au-delà de leurs aspects pratiques, ces courriels aident les étudiants à rester informés de ce qui se passe au sein de leur établissement, favorisant un sentiment d’appartenance et encourageant la participation collective à la vie universitaire.

Prenez un moment en classe pour expliquer l’importance de ces messages pour l’expérience de vie étudiante de vos étudiants. Voir Solution rapide 1. Soyez explicite quant aux attentes de l’université en matière de communication. Soulignez que la lecture et le suivi de ces messages sont essentiels pour rester engagé et naviguer avec succès dans la vie étudiante. Voir Solution rapide 2.

Formulez des attentes sur les communications

Souvent, les étudiants ne lisent pas les courriels, supposant qu’ils ne sont pas pertinents pour eux, ou que quelqu’un d’autre leur fournira les informations importantes.

• Incitez vos étudiants à lire leurs courriels en faisant référence aux informations en cours. Plutôt que de fournir les informations, encouragez et guidez vos étudiants à trouver par eux-mêmes les informations universitaires pertinentes. Voir Solution rapide 3.
• Montrez-leur comment déterminer rapidement l’importance de leurs courriels en analysant le titre, la date, le sujet et l’expéditeur.
• Indiquez clairement qu’ils peuvent vous signaler s’ils manquent d’informations ou de contexte concernant les informations.

Avez-vous pris en compte que la structure universitaire peut être plus vaste que celle à laquelle les étudiants de première année sont habitués et que la quantité d’informations à assimiler est plus conséquente ?

Les étudiants de première année peuvent trouver accablant d’obtenir les informations dont ils ont besoin pour s’adapter à leur nouveau contexte universitaire. Vous pouvez faciliter leur transition de diverses manières.

Discutez de la collecte et du filtrage de l’information

Encouragez les étudiants à réfléchir à la variété des sources qu’ils peuvent utiliser pour recueillir des informations spécifiques, telles que les revues, les magazines, les sites web, les livres, les encyclopédies, les individus et les portails universitaires.

Discutez de la manière dont chaque source remplit un objectif différent, de l’accès à des recherches approfondies dans les revues académiques à l’obtention d’aperçus rapides à partir d’encyclopédies ou à l’acquisition de connaissances pratiques grâce à des conversations avec leurs pairs.

Clarifiez les objectifs des canaux de communication de l’université pour aider les étudiants à les parcourir efficacement. Les e-mails et les portails officiels diffusent les annonces institutionnelles, les mises à jour des cours et les échéances administratives, tandis que les ressources académiques telles que la bibliothèque et les bulletins d’information des départements fournissent des informations spécifiques à un sujet. Les conversations informelles avec les pairs, les professeurs et le personnel offrent des aperçus des normes non écrites, des conseils de réussite et des possibilités d’engagement. En valorisant à la fois la communication formelle et informelle, les étudiants peuvent adopter une approche équilibrée de la collecte d’informations, améliorant ainsi leur efficacité et leur ingéniosité.

Guidez les étudiants à découvrir l’université

Certaines activités peuvent aider les étudiants à aborder les services universitaires pour la première fois.

• Identification des services universitaires. Pendant les premières semaines du semestre, répartissez les étudiants en petits groupes et demandez à chaque groupe de rechercher et de présenter des informations sur un service universitaire spécifique (par exemple, la bibliothèque, le centre de rédaction, les services de tutorat, les services d’orientation professionnelle, les services de santé, le support informatique, etc.). Fournissez des directives et des ressources (telles que les sites web universitaires, les brochures ou les contacts) pour que les étudiants recueillent des informations sur le service qui leur a été attribué. Encouragez les étudiants à étudier la mission, l’emplacement, les heures d’ouverture, les ressources disponibles et la façon dont les étudiants peuvent y accéder. Chaque groupe doit créer une présentation concise couvrant les aspects clés du service qui lui a été attribué. Cela peut être réalisé sous différents formats (tels que diaporamas, affiches, courtes vidéos, chansons). Chaque groupe présentera ensuite ses conclusions au groupe. Après toutes les présentations, organisez un court quiz ou un sondage (vous pouvez utiliser des outils numériques tels que Kahoot ou Wooclap) pour renforcer les informations. Ensuite, vous pouvez demander aux étudiants de créer un dépliant ou un guide numérique résumant les points clés de chaque service, en incluant les coordonnées et les modalités d’accès. Vous pouvez également encourager les étudiants à visiter au moins un service et à rendre compte de leur expérience.

• Orientation sur le campus et chasse au trésor. Organisez une visite interactive du campus combinée à une chasse au trésor. Répartissez les étudiants en petits groupes et fournissez-leur une carte et une liste des lieux clés à trouver, tels que la bibliothèque, les services aux étudiants, les principaux amphithéâtres, les cafétérias, etc. Organisez une brève présentation ou une séance d’information sur les services disponibles une fois sur place. De plus, tenez compte du fait que des informations peuvent être disponibles sur le site web de l’université, ou que certaines universités peuvent déjà proposer des visites virtuelles en ligne qui peuvent être intégrées à cette activité.

Examinez le syllabus du cours

Consacrez une partie du premier cours à examiner en détail le syllabus et à mettre en évidence les ressources clés telles que les manuels, les plateformes en ligne et les services de soutien. Créez une « carte des ressources » reliant les sujets aux ressources disponibles. Voir Solution rapide 1

Prenez le temps de faire des bilans hebdomadaires

Pendant les premières semaines du semestre, au début ou à la fin du cours, faites un bilan rapide avec les étudiants pour voir comment ils gèrent le contenu du cours et la charge de travail. Utilisez un simple sondage ou une discussion informelle pour identifier les problèmes ou les questions et répondez aux préoccupations et questions courantes lors du cours suivant. Vous pouvez utiliser une plateforme numérique pour créer des sondages et des questionnaires comme Wooclap, Google Forms, etc. Voir Solution rapide 2