3. Agile mentoring: de sprint in de scriptie!

Iteratieve scriptiebegeleiding

Een op Scrum geïnspireerd werkproces kan ook een zeer effectieve methode zijn voor het tot stand brengen van academisch onderzoek zoals scripties. Het eindproduct – dat is in het geval van scripties het volledige onderzoeksrapport – kan vaak goed opgedeeld worden in behapbare deelproducten die op zichzelf ‘waarde toevoegen’ en die binnen korte, afgebakende periodes kunnen worden gerealiseerd en van feedback kunnen worden voorzien. Deze deelproducten zijn (althans bij juridische onderzoeken) doorgaans de hoofdstukken van de scriptie. Die vormen de bouwstenen voor de opgeworpen en beantwoorden (centrale) onderzoeksvraag.

Ter illustratie wordt hierna het masterscriptietraject van de Faculteit Rechtsgeleerdheid van de Rijksuniversiteit Groningen als uitgangspunt genomen voor het ontwerp van een iteratief scriptiebegeleidingsproces. Aan deze faculteit starten masterstudenten jaarlijks op twee momenten met het schrijven van hun scriptie: begin september en begin februari. Het succesvol afronden van de scriptie levert 12 ECTS op, wat overeenkomt met 336 studie-uren. De begeleider wordt geacht hieraan gemiddeld 20 onderwijsuren te besteden. Het is de verantwoordelijkheid, en ook het belang van de begeleider, om de begeleiding binnen deze tijd te realiseren zodat die niet ten koste gaat van andere professionele taken.

Het volgende laat zien dat vooral de stappen die typisch horen bij de Scrummethode zich ook goed lenen voor de totstandbrenging en begeleiding van juridische masterscripties:

Stap 1: De Product Backlog, oftewel: de Scriptieopdracht

Universiteiten hanteren vooraf vastgestelde en gereglementeerde vaardighedenopdrachten. Deze zijn per opleiding vastgelegd in specifieke reglementen, die de inhoudelijke en procedurele vereisten bevatten waaraan onder meer scriptieopdrachten moeten voldoen. De masterscriptie vormt doorgaans het sluitstuk van de opleiding.

Het doel van de masterscriptie aan de Groningse rechtenopleiding is dat de student aantoont vakspecifieke en academische vaardigheden te beheersen. Dit houdt concreet in dat hij zelfstandig een wetenschappelijke vraagstelling op basis van verworven kennis moet kunnen formuleren. Ook moet hij een wetenschappelijk onderzoek met een verantwoorde methodologie kunnen uitvoeren, inclusief het verzamelen, rangschikken, structureren, kritisch evalueren en verwerken van de benodigde data (doorgaans literatuur en rechtspraak). Op basis daarvan moet hij relevante conclusies kunnen trekken en onderbouwen. Ten slotte dient het onderzoeksverslag taalkundig van voldoende academisch niveau te zijn.^[1]

Vertaald naar een Scrum-methodiek zouden we de examinatoren van de opleiding kunnen aanduiden als Product Owners. Zij hebben zicht op de aantallen masterstudenten en (dus) te schrijven scripties. De scriptiebegeleider – die ook optreedt als examinator – is tegelijkertijd ook een Scrum master die ieder individueel werkproces begeleidt. De student voert de opdracht uit en vormt dus – in agile termen – zelfstandig het ‘ontwikkelteam’.

Voor de scriptiebegeleider die meerdere scripties tegelijkertijd begeleidt, is het essentieel om tijdig inzicht te hebben in de Product Backlog (dat wil zeggen: in het aantal te begeleiden studenten in een betreffend semester), zodat hij hiervoor voldoende begeleidingstijd kan reserveren.

Stap 2.  De Sprint Planning, oftewel: het Intakegesprek

Bij aanvang van het scriptietraject komen de begeleider en de student bijeen voor een intakegesprek. Doorgaans levert de student van tevoren al een schrijfplan aan met daarin wat eerste ideeën over het onderzoek. Dit plan vormt het onderwerp van de eerste bespreking. Naast die bespreking dient dat intakegesprek bij een agile mentoring werkwijze nog twee andere doelen: een persoonlijke kennismaking tussen de begeleider en de student, en het afspreken van de sprintplanning, dat wil zeggen: de inlevermomenten die de duur van iedere sprint bepalen.

1)          Kennismaking

Tijdens het intakegesprek maken de begeleider en de student persoonlijk kennis, bij voorkeur in de vorm van een fysiek overleg. Voor de begeleider is het daarbij van belang enig zicht te krijgen op de studiefase waarin de student zich bevindt, diens persoonlijke context (en dan vooral zicht op enige tijdrovende nevenactiviteiten tijdens het scriptietraject) en eerdere schrijfervaringen van de student. Zo kan de student bij zaken als dyslexie of extreme faalangst onmiddellijk worden doorverwezen naar passende ondersteuning zoals een studieadviseur of een taalcoach. Bij tijdrovende nevenactiviteiten kan de student ter overweging worden gegeven later in te stromen in het begeleidingstraject. Een tijdrovende bijbaan, een intensieve stage of het moeten overdoen van meerdere tentamens in hetzelfde onderwijssemester als het schrijven van de scriptie gaat immers vaak ten koste van de scriptie. Als dat bij aanvang van het traject al voorzienbaar is en passende maatregelen worden genomen, voorkomt men een onnodig vertraagd traject met een kwalitatief onvoldoende eindresultaat.

2)          Bespreking agile mentoring werkwijze

Vervolgens bespreken begeleider en student tijdens dit eerste gesprek de agile mentoring werkwijze. Dat kan aan de hand van een vooraf opgesteld scriptiebegeleidingsdocument waarin dit proces is uitgeschreven.

Hiervoor kan het template dat hierna in paragraaf 4.2 is opgenomen, worden gebruikt. Daarin wordt uitgelegd hoe het scriptietraject en de begeleiding eruitzien en wat over en weer de verwachtingen zullen zijn. Dat schept duidelijkheid en ook begrip. Het maakt het scriptietraject overzichtelijk en daardoor voor veel studenten beter behapbaar.

Na de bespreking van de wijze van begeleiding kan de student een keuze worden geboden uit twee alternatieven. De eerste is dat conform de agile mentoring-methode wordt gewerkt. De tweede is dat de student de scriptie zonder tussentijdse feedback schrijft en vier weken voor de einddeadline een volledig afgerond concept inlevert. Dit laatste betekent dat de begeleider enkel nog (uitgebreide) feedback geeft op die ene versie. Risico’s op bijvoorbeeld afdwalen van het onderwerp en ‘verdrinken in onderzoeksmateriaal’ zijn dan voor de student.

Kiest de student voor een agile mentoring-werkproces, dan worden in overleg de tussentijdse deadlines en de einddeadline afgesproken. Dat kan eenvoudig aan de hand van een lijstje met data dat al voorafgaand aan het gesprek kan worden opgesteld door de begeleider. Dit werkt efficiënt, omdat de begeleider vooraf in rust kan bepalen hoeveel tijd er tussen de concrete data moet zitten en in welke weken de leestijd het beste kan gepland kan worden in het licht van zijn andere activiteiten.

Doorgaans kunnen studenten flexibeler zijn in hun tijd, terwijl de begeleider – naast eigen onderzoek en overig onderwijs – soms tien scripties of meer in dezelfde periode begeleidt. Dan werkt het goed wanneer hij steeds één of twee werkdagen kan reserveren voor alle mondelinge  besprekingen, die al ver van tevoren ingepland zijn (zie het voorbeelddocument in par. 4.4). Uiteraard kunnen op basis van de verplichtingen van de student dan wel de inhoud van het onderzoek de specifieke data afwijken van het template; het maken van deze afspraken geschiedt in overleg. Belangrijk is wel dat de data al in het intakegesprek worden vastgesteld.

3)          Het plannen van deadlines

Bij de indeling van data moet vantevoren helder zijn uit hoeveel hoofdstukken of af te ronden deelproducten de scriptie zal bestaan.

Het schrijven van het inleidende en het afsluitende hoofdstuk zijn daarbij minder tijdsintensief dan het schrijven van een inhoudelijk hoofdstuk. De planning van deadlines moet hierop aansluiten zodat deze realistisch is.

De planning kan in enige mate worden aangepast aan de intensiteit van het onderzoek voor bepaalde hoofdstukken. Zo kan het schrijven van een inhoudelijk hoofdstuk over een onderdeel uit een buitenlands rechtsstelsel complex zijn en daardoor meer tijd behoeven (denk aan het vergaren van de benodigde buitenlandse literatuur of het ‘leren’ lezen van buitenlandse juridische teksten). Het is goed de student daar al bij het intakegesprek op te wijzen. De planning en de volgorde van de sprints kan daar dan in enige mate op worden aangepast. De voorzienbaarheid van de inlevermomenten is dus belangrijker dan het strikt vasthouden aan de duur van de verschillende sprints. Daarbij geldt dat de begeleider doorgaans beter dan de student kan inschatten welk onderzoek en welke mate van diepgang realistisch zijn binnen de gestelde tijd.

Uit deze verdeling in tijdvlakken vloeit, primair op basis van de agenda van de begeleider maar in afstemming met de student, een aantal inleverdata voort. Het is cruciaal dat die worden gevolgd omdat het traject anders verzandt in vertraging.

Als stok achter de deur geldt daarbij voor de student dat wanneer hij zonder goede reden verzuimt op het afgesproken moment een deelproduct in te leveren, de schriftelijke feedback op dat onderdeel en de bijbehorende mondelinge bespreking komen te vervallen. Er vindt dan op dat onderdeel geen begeleiding plaats. Dat risico is voor de student en hij moet daarover vooraf, tijdens het intakegesprek, worden geïnformeerd.

Daartegenover staat dat wanneer de student tijdig een hoofdstuk aanlevert, de begeleider het hoofdstuk óók tijdig – dat wil zeggen binnen een week – van adequate schriftelijke feedback heeft voorzien en die tijdens het mondelinge overleg met de student doorneemt. Die mondelinge bespreking moet dus steeds een week na de inleverdatum plaatsvinden. Die termijn geldt dan als stok achter de deur voor begeleider, terwijl er toch voldoende ruimte en flexibiliteit bestaat om binnen die week te bepalen wanneer de ingeleverde teksten precies worden gelezen. Er kunnen immers nog urgente (andere) werkzaamheden tussendoor komen.

Het agile mentoring traject bestaat dus uit wederzijdse verantwoordelijkheden!

3)          Bespreking onderzoeksplan en vragenlijst

Als derde en laatste onderdeel van het intakegesprek volgt een bespreking van de inhoud en de haalbaarheid van het voorgenomen onderzoek op basis van het aangeleverde schrijfplan en binnen de gestelde periode waarin de scriptie moet worden voltooid.

Op het moment van het intakegesprek heeft de student daarvan al vaak een schets gemaakt. Studenten hebben echter nogal eens de neiging een te omvangrijk onderzoek te willen ondernemen (bijvoorbeeld het diepgaand vergelijken van vijf nationale rechtsstelsels, waarvan ze veelal overigens niet de taal machtig zijn of enige voorkennis hebben) dan wel om een dominant sociologische invalshoek te kiezen voor een zuiver juridische scriptie. Het is daarom goed om als begeleider samen met de student kort te brainstormen over het onderzoek en de    haalbaarheid en uitvoerbaarheid ervan. Het is daarbij vanzelfsprekend van belang om vooral vragen te stellen en de student niet vast te binden aan een bepaalde aanvliegroute. Hier geldt de academische vrijheid als leidend principe. Niettemin moet goed worden nagedacht over de methodologie en de scherpte van de onderzoeksvragen, omdat die doorwerken in de reikwijdte van het onderzoek en daarmee de haalbaarheid en uitvoerbaarheid van het scriptieproces. Voor dat laatste is de begeleider verantwoordelijk.

Indien de basis voor de scriptie nog niet optimaal is, helpt het om aan de student een vragenlijst mee te geven aan de hand waarvan hij of zij het schrijfplan kan aanpassen of verfijnen (zie par. 4.3 voor een voorbeeld). Door de vragen kort te beantwoorden ontstaat een goed doordacht en voor de begeleider gemakkelijk leesbaar en controleerbaar onderzoeksplan.

Stap 3: De Sprints, oftewel: het schrijven en inleveren van de teksten

Na het intakegesprek gaat de student van start met de sprints. Tijdens iedere sprint werkt hij aan het uitwerken van een bepaald hoofdstuk. Daarbij betreft de eerste sprint het verfijnen van het schrijfplan en het op basis daarvan schrijven van het eerste concept hoofdstuk (de inleiding). In dat eerste hoofdstuk komen de antwoorden op de vragenlijst terug: wat is het juridische probleem dat wordt onderzocht? Wat zijn de onderzoeksvragen en waarom zijn dat relevante vragen? Welke methodologie wordt gebruikt? Ook heeft de student dan al een aanvang gemaakt met het verzamelen van de benodigde bronnen. Dit vormt immers een onderdeel van de vragenlijst. Door de bronnen al zoveel mogelijk bij aanvang te verzamelen, voorkomt de student verderop onnodige vertraging, bijvoorbeeld door tijdelijke niet beschikbaarheid van bepaalde literatuur.

De tweede en navolgende sprints bestaan telkens uit het beantwoorden van een deelvraag van het onderzoek en de verslaglegging daarvan. Dat leidt steeds tot een afgerond hoofdstuk. Dat hoofdstuk moet taalkundig voldoende afgewerkt zijn, zodat het voor de begeleider goed en vlot leesbaar is.

Wanneer de student tijdig een tekst inlevert die voldoet aan de gemaakte afspraken (zie het hiervoor genoemde scriptiebegeleidingsdocument) vindt een week later conform afspraak een korte mondelinge bespreking plaats.

De laatste twee sprints staan in het teken van de afronding van de scriptie (het schrijven van de conclusie en het opleveren van het definitieve onderzoek). Na oplevering van de definitieve en volledige scriptie vindt een eindgesprek plaats.

Sprint Reviews: Feedback en Mentoring

Wanneer de student aan het einde van een sprint tijdig zijn werk oplevert, is het aan de begeleider om de ingeleverde teksten te lezen en van schriftelijke feedback te voorzien. Die moet concreet en duidelijk zijn en door middel van track changes (wijzigingen bijhouden) laten zien waar (substantiële) defecten zitten in de tekst, dan wel waar deze aan kwaliteit kan winnen. Daarbij gaat het er niet om (bijvoorbeeld) álle grammaticale fouten uit een tekst te halen; soms kan het voldoende en ook veel effectiever zijn om twee pagina’s te corrigeren en de auteur aan te geven beter op bepaalde taalfouten te letten.

Telkens vindt een week na de inleverdatum een kort mondeling en individueel overleg plaats.

Tijdens ieder overleg deelt de begeleider zijn algemene indruk van de tekst. Er volgt feedback op de te beoordelen punten: inhoud, argumentatie, structuur, taal en afwerking. Het gesprek staat echter niet alleen in het teken van het ventileren van verbeterpunten, maar evenzeer in het teken van coaching. Een mondeling gesprek met positieve mimiek, stimulerende woorden en met aandacht voor het individuele ontwikkeltraject geldt als een belangrijk en krachtig onderdeel van ‘mentoring’. Dit is cruciaal voor een goed werk- en opleidingsproces.

De mondelinge overleggen behoeven in beginsel niet langer te duren dan 45 minuten. De besprekingen zijn op te delen in de volgende onderdelen:

– ca. 25% coaching
Dit houdt in dat de begeleider uitdrukkelijk vraagt hoe het met de student gaat en waar de student tegenaan loopt. Het doel van deze vragen is het faciliteren van een prettige communicatie door elkaar te leren kennen, de persoonlijke context van de student te begrijpen en tijdig knelpunten en uitdagingen te signaleren zodat effectieve bijsturing mogelijk is.

– ca. 65% (globale) bespreking van vorm en inhoud van de opgeleverde  teksten
Hierbij gaat het enkel om de meest belangrijke verbeterpunten. Het is niet de bedoeling integraal de feedback en ieder detail door te nemen. Die staat immers al in het document dat direct na het gesprek wordt overhandigd of aansluitend per mail wordt doorgestuurd. Dat er bijvoorbeeld veel spelfouten in de tekst zitten kan met één of twee voorbeelden worden gesignaleerd.

– ca. 20% bespreken van de wederzijdse verwachtingen voor het volgende oplevermoment, evenals het beantwoorden van eventuele resterende vragen, feedback of wat verder ter tafel komt.

Stap 4: De becijfering

De becijfering van scripties is een proces dat per universiteit en per faculteit verschilt. De Groningse rechtenfaculteit werkt met twee scriptiebeoordelaars. Eén daarvan is de begeleider. Dit betekent dat de scriptiebegeleider de scriptie nog eens integraal grondig doorleest en becijfert. Het werkt efficiënt wanneer diegene tevens een voorzet geeft voor een cijfer, voorzien van een dragende motivering onder erwijzing naar de facultaire beoordelingscriteria.

De scriptie gaat vervolgens naar de tweede beoordelaar, die medeverantwoordelijk is voor het cijfer maar die op basis van de facultaire    onderwijslastnormen minder uren heeft voor het lezen van een scriptie. Wanneer de begeleider het cijfer reeds voorziet van een dragende motivering, kan de tweede lezer het werk vlotter lezen en specifiek die onderdelen bekijken waarop de begeleider kritisch is.

Stap 5: De Retrospective: de Eindevaluatie

Wanneer de scriptie definitief is opgeleverd en het eindcijfer bekend is, is het van belang een eindgesprek te plannen ter afronding van het traject. Daarin licht de begeleider kort het eindcijfer toe en haalt hij verbeterpunten met betrekking tot de begeleiding op bij de student. Dit draagt bij aan een continue verbetering van het begeleidingsproces.

De scriptiebegeleider als procesregisseur

Cruciaal en onderscheidend ten opzichte van de meer conventionele scriptiebegeleiding is dat de begeleider bij agile mentoring de regie behoudt over het scriptieschrijfproces en zijn eigen agenda. Voor wat betreft het schrijfproces betekent dit dat de student nog steeds alle academische vrijheid heeft waar het gaat om de inhoud van zijn werk, maar dat de begeleider toeziet op het nakomen van wederzijdse werkafspraken. Daardoor ontstaat ruimte voor tijdige bijsturing op de inhoud en op het proces om een zo optimaal mogelijk eindresultaat te bereiken.
Een dergelijk traject bereidt de (rechten)student daarmee tevens voor op de beroepspraktijk waarin binnen bepaalde vastgestelde termijnen producten zoals juridische teksten of rapportages moeten worden opgeleverd ter beoordeling. Het afspreken van deadlines stelt de begeleider vervolgens in staat zijn begeleidingswerk af te stemmen op andere onderwijs- en onderzoeksactiviteiten. Zo kan voldoende tijd gereserveerd worden voor scriptiebegeleiding en wordt het bijsturen van studenten en scripties effectief. Daarbij gaat het er (dus) niet om deadlines op een facultair niveau te bepalen, maar om een proces op maat te ontwikkelen waarin de docent de regie heeft en behoudt over zijn eigen (vaak toch al drukke) agenda.