2. Agile werken: wat is dat?

De Engelse term ‘agile’ betekent wendbaar, lenig of behendig. Het verwijst naar een filosofie of werkwijze die veelvuldig wordt toegepast in het bedrijfsleven en die teams in staat stelt flexibel, klantgericht en iteratief – dat wil zeggen: in opeenvolgende stappen – een product te bouwen. Centraal staan begrippen als samenwerking, aanpassingsvermogen en het regelmatig creëren van ‘waarde’ voor de klant.

De oorsprong van de agile werkmethode ligt in de jaren 1990 tot 2000. In die periode ontstond, vooral binnen de steeds complexer wordende softwareontwikkeling, een groeiende onvrede over de traditionele ‘waterval’-aanpak van projectmanagement en vergelijkbare rigide methoden.^[1] Bij die methoden werden projecten of grote procesfasen vooraf zo gedetailleerd mogelijk uitgedacht en vervolgens in één keer uitgevoerd, zonder ruimte voor tussentijdse wijzigingen. Dergelijke werkprocessen boden weinig flexibiliteit: een product moest na een bepaalde tijd kant-en-klaar worden opgeleverd. Dit resulteerde er soms in dat het eindproduct niet aansloot bij de werkelijke behoeften van de klant. Problemen werden vaak pas in de testfase gesignaleerd, waardoor het corrigeren van fouten kostbaar werd. Dit alles leidde ertoe dat projecten vaak niet binnen de gestelde tijd of het beschikbare budget succesvol werden afgerond.^[2]

In 2001 kwamen zeventien ervaren softwareontwikkelaars samen in een populair skigebied in Utah (Verenigde Staten) om deze problematiek te bespreken. Het resultaat was het Agile Manifesto.^[3] Dat is een beknopt document waarin vier kernwaarden en twaalf principes zijn vastgelegd die de basis vormen van agile werken.

Het Agile Manifesto leidde tot een paradigmaverschuiving in het beheer en de uitvoering van softwareontwikkelingsprojecten. Inmiddels passen ook tal van andere sectoren in het bedrijfsleven de agile werkwijze toe, waaronder afdelingen voor marketing en communicatie, de financiële dienstverlening en productontwikkeling. Ook organisaties in het maatschappelijk veld, zoals de Nederlandse politie, werken op sommige terreinen agile, bijvoorbeeld bij de opsporing van strafbare feiten (ook al betreft het hier geen breed gedragen organisatiemodel).

Voorbeelden: Scrum, Kanban en Extreme Programming

Scrum, Kanban en Extreme Programming (XP) zijn drie veelgebruikte en concrete agile methodologieën die in de wereld van softwareontwikkeling en projectmanagement worden toegepast. Die drie methoden delen het gemeenschappelijke (agile) doel om flexibiliteit, samenwerking en verbetering te bevorderen, maar ze verschillen in aanpak, processen en rollen. Ter illustratie van deze overeenkomsten en verschillen worden die hier kort besproken.

Scrum: een agile werkwijze in korte iteraties

Scrum is een veel toegepaste agile methode die teams helpt om in korte, herhaalbare periodes (sprints) werkende software op te leveren.^[5] Binnen de Scrum-methodiek is het doel om per sprint een werkend deel van het eindproduct te realiseren.

De kernrollen

Binnen Scrum zijn er drie cruciale rollen. De eerste is die van de Product Owner, die verantwoordelijk is voor de Product Backlog. Dit is een dynamische lijst van alle gewenste functionaliteiten voor het product. De Product Owner prioriteert deze lijst en zorgt ervoor dat het team zich richt op de meest waardevolle taken. De tweede rol is voor de Scrum Master. Hij begeleidt het team en ziet toe op de naleving van de scrum-principes en -processen. Hij faciliteert scrum-bijeenkomsten en helpt problemen te voorkomen of te vermijden.       Tot slot is er het Ontwikkelteam. Dat is het team dat gezamenlijk verantwoordelijk is voor het realiseren van de taken gedurende een sprint.

Het Scrumproces

Het werk binnen Scrum is georganiseerd in sprints. Elke sprint duurt tussen de twee en vier weken en kent een vaste structuur van bijeenkomsten (ook wel ‘ceremonies’ genoemd).

Iedere sprint begint met een Sprint Planning. Dat betekent dat het ontwikkelteam in overleg met de Product Owner de belangrijkste taken uit de Product Backlog selecteert. Die taken worden opgenomen in de Sprint Backlog. Dat is de planning voor de komende sprint met duidelijke en realistische doelen.

Tijdens een sprint komt het Ontwikkelteam dagelijks kort samen om de voortgang te bespreken, knelpunten te identificeren en de planning voor de komende 24 uur af te stemmen (de dagelijkse Scrum, of Stand-up).

Aan het einde van de sprint wordt het gerealiseerde werk gepresenteerd aan de stakeholders (inclusief de Product Owner) om feedback te verzamelen. Daarna blikt het ontwikkelteam terug op de afgelopen sprint. De uitkomsten van die reflectie worden gebruikt om het proces in de komende sprint(s) te verbeteren.

Deze structuur en de focus op korte cycli, regelmatige feedback en continue verbetering, stelt Scrum teams in staat om flexibel in te spelen op veranderende behoeften en om snel producten van waarde te leveren.

Kanban: het visualiseren van werkstromen

Kanban is een agile methodiek die in vergelijking met Scrum wat flexibeler is.^[6] De kern van Kanban is het verbeteren van de werkdoorstroming door taken visueel weer te geven op een Kanbanbord. Dit (fysieke of digitale) bord bestaat uit kolommen die de verschillende stadia van het werkproces laten zien, zoals ‘Te Doen’, ‘Bezig’ en ‘Afgerond’. Zo kunnen alle teamleden de actuele status van elke taak in het proces volgen. Om overbelasting te voorkomen, worden doorgaans limieten gesteld aan het aantal taken dat zich in elke kolom mag bevinden (Work in Progress – oftewel WIP – limieten).

Een belangrijk verschil met Scrum is dat Kanban geen vaste rollen of tijdsgebonden sprints kent. Taken kunnen op elk moment worden toegevoegd of aangepast. De nadruk ligt op een continue en efficiënte stroom van taken door het systeem. Bottlenecks en vertragingen worden door de visuele weergave op het bord snel inzichtelijk, waardoor ze tijdig gesignaleerd en aangepakt kunnen worden.

Extreme Programming (XP): het effectief bouwen van technologie

Extreme Programming (XP) is een agile werkmethode die zich richt op de technische aspecten van softwareontwikkeling, zoals het verbeteren van de codekwaliteit, het uitvoeren van testen en het verkrijgen van klantfeedback. Het belangrijkste kenmerk van deze methode is de intensieve samenwerking tussen ontwikkelaars: in XP werken twee ontwikkelaars samen aan dezelfde code op één computer. Dit bevordert kennisdeling en zorgt ervoor dat fouten sneller worden opgemerkt en opgelost. Een ander belangrijk aspect van XP is dat de code regelmatig getest wordt, zodat problemen vroegtijdig ontdekt kunnen worden. Daarbij kan iedereen in het team de code aanpassen om problemen op te lossen of verbeteringen aan te brengen. De software wordt in kleine stapjes ontwikkeld en vaak vrijgegeven, zodat klanten snel feedback kunnen geven.

Overzicht

De voorgaande drie voorbeelden van de agile methodiek laten zien dat ‘agile’ niet één specifieke werkwijze behelst, maar dat het een overkoepelend begrip is waaronder verschillende werkmethoden vallen. Bij al die werkwijzen staan echter flexibiliteit, effectiviteit en een nauwe communicatie tussen de stakeholders bij het creëren en het opleveren van producten centraal. Daarbij geldt Scrum als een gestructureerde werkmethode met duidelijke rollen, tijdspaden en ceremonies. Dit zorgt voor een goed voorspelbaar ontwikkelproces, met een vaste overleg- en evaluatiemomenten. De Kandan-methode is daarentegen veel flexibeler en vooral geschikt voor het beheersen van een continue werkstroom. Dat kent geen vaste tijdslimieten of ceremonies. XP richt zich voornamelijk op het verbeteren van heel specifieke onderdelen van het productieproces, zoals de techniek. Die methode legt de nadruk op de ontwikkeling van het product zelf en minder op het algemene beheer van het ontwikkelproces.

In het bedrijfsleven biedt agile werken veel voordelen voor teams en organisaties, zoals^[7]:

– een snellere oplevering van werkende producten

Agile richt zich op korte iteraties waarin steeds (deel)producten worden opgeleverd. Dit leidt tot een snellere waarde-creatie voor de klant.

– meer flexibiliteit

De iteratieve werkwijze stelt teams in staat sneller in te spelen op veranderingen in de markt, technologie, eisen of andere omstandigheden. Dit biedt een aanzienlijk voordeel ten opzichte van bijvoorbeeld de watervalmethode, waarbij veranderingen vaak pas laat in het proces mogelijk zijn.

– een intensievere / betere samenwerking tussen mensen

De sterke nadruk op samenwerking tussen klanten, opdrachtgevers en ontwikkelaars bevordert de onderlinge communicatie en de besluitvorming. Dit leidt tot een efficiënter en effectiever ontwikkelproces.

– een hogere kwaliteit van de opgeleverde producten

Door frequente evaluatiesessies werkt men steeds aan een verdere verbetering van de kwaliteit van het product. Problemen worden snel gesignaleerd, aangepakt en opgelost. Dat resulteert in een beter eindproduct.

– meer betrokkenheid en motivatie van teams

Teams krijgen de zelfstandigheid die nodig is om verantwoordelijkheid te nemen voor het eindresultaat. Door actief betrokken te zijn bij het proces, voelt ieder teamlid zich verantwoordelijk voor de uitkomst. Dat draagt bij aan een positieve werksfeer.

– meer transparantie

Regelmatige reviews, stand-ups en andere rituelen zorgen voor meer inzicht in voortgang, knelpunten en besluitvorming.

– grotere klanttevredenheid

Door regelmatig (tussen)producten op te leveren die waarde bieden, en door klanten actief te betrekken bij het ontwikkelproces, voelen klanten zich gehoord. Ze zien voortgang en resultaten op korte termijn, wat hun vertrouwen in het proces vergroot en hun tevredenheid verhoogt.

De uitdagingen van agile werken

Naast voordelen kent agile werken ook de nodige uitdagingen, met name bij de implementatie van deze werkmethodiek in grote organisaties die gewend zijn aan vastomlijnde processen. Voor mensen die gewend zijn aan meer traditionele werkwijzen kan agile werken als overweldigend ervaren worden en is – daar waar die methode leidend wordt – een goede voorbereidende training essentieel. Daarnaast is agile werken minder geschikt in situaties waar met vaste budgetten wordt gewerkt, omdat de methodiek inspeelt op veranderingen en flexibiliteit. Vooral bij grotere projecten kan het moeilijk zijn om een vast budget of strikte tijdslijn te bepalen. Dat kan een probleem zijn voor klanten of stakeholders die vooraf zekerheid willen hebben over kosten en tijd. Tot slot bestaat het risico op ‘scope creep’. Dit betekent dat het voortdurend toevoegen van nieuwe eisen kan leiden tot projecten die uit de hand lopen. Het is dus cruciaal dat de Product Owner – de persoon die eindverantwoordelijk is voor het project – duidelijke grenzen stelt en deze tijdens het proces voortdurend bewaakt.